Datenschutz

Datenschutzordnung des Tennisverein Rot Weiß e.V. Bad Salzdetfurth

Präambel

Der Tennisverein Rot Weiß e.V. verarbeitet automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzverordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmern am Sportbetrieb, Mitarbeitern (Minijobber) sowohl in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, PZ, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, Datum des Vereinsbeitritts, Funktionen im Verein, Mannschaftseinsätze, sportliche Einsätze, Lizenzerwerb / Spielerpass, Bilderveröffentlichungen. Diese Daten werden größtenteils mit dem Aufnahmeantrag erfasst. Bei Minijobbern werden Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), Telefonnummer, Bankverbindung, Beginn und Ende der Beschäftigung, Einsatzzeiten und Zahlungen, sowie die Sozialversicherungsnummer mit dem Arbeitsvertrag erfasst.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Niedersächsischen Tennisverband werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet, soweit Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Bankdaten werden zwecks Beitragseinzug an die Sparkasse Hildesheim, Goslar, Peine weitergeleitet. Die personenbezogenen Daten der Minijobber werden der Minijobzentrale übermittelt.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf der Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der Trainer mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der geschäftsführende Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Kassenwart zugeordnet. Der Kassenwart stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und –listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Es ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Ausnahme ist eine Mitgliederliste mit Vorname, Nachname, Anschrift, Telefon und E-Mail-Adresse, die im Klubhaus zwecks Kommunikation der Vereinsmitglieder untereinander ausgelegt wird. Die Nutzung von Anwesenheitslisten bei Versammlungen und anderen Veranstaltungen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit unter 2. genannten Daten als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches z.B. ein Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Die E-Mail Adresse des Tennisvereins ist mit einem Passwort geschützt und kann nur von Vorstandsmitgliedern genutzt werden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da ständig weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter nicht erforderlich.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

Die Web-Seite des Tennisvereins wird durch Vorstandsmitglieder eingerichtet und gepflegt

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

gez. Roth
_______________________
1. Vorsitzender

gez. Kälz
_______________________
2. Vorsitzender

gez. Mühlke
_______________________
Kassenwart

Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO

Nach Artikel 13 und 14 DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Tennisverein Rot Weiß e.V.
Schachtstraße 2
31162 Bad Salzdetfurth

Gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB:

Herr Holger Roth
Brückenstr. 17
31162 Bad Salzdetfurth
Telefon: 05060/6085465

Herr Fritz-Achim Kälz
Bosenberg 9
31162 Bad Salzdetfurth
Telefon: 05060/271934

Herr Lars Mühlke
Mühlenstraße 5
31162 Bad Salzdetfurth
Telefon: 05063/5268

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Kein Datenschutzbeauftragter erforderlich (weniger als 10 Personen, die mit den Daten arbeiten)

3. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden:

- Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet. (z.B. Einladungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes, usw.)

- Sie werden ferner zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.

- Darüber hinaus werden die Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

- Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.

- Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Art. 7 DSGVO.

- Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

5. Veröffentlichung von Personenbildnissen

- bei sportlichen Veranstaltungen, Siegerehrungen, zur Präsentation von Mannschaften usw. können Fotos und Videos angefertigt und in folgenden Medien veröffentlicht werden:

- Homepage des Vereins

- Presse

Bei der Veröffentlichung von Fotos und Videos im Internet können diese weltweit abgerufen und weiter verwendet werden.

Die Einwilligung kann nur für Einzelbilder der betroffenen Person widerrufen werden. Der Widerruf muss schriftlich gegenüber dem Verein erfolgen.

Eine vollständige Löschung der veröffentlichen Fotos und Videos im Internet kann durch den Tennisverein Rot Weiß e.V. nicht sichergestellt werden, da andere Internetseiten die Fotos und Videos verändert haben könnten. Der Tennisverein Rot Weiß e.V. kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte. Trotz des Widerrufs können Gruppenaufnahmen mit der betroffenen Person im Rahmen der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht werden.

6. Die Empfänger oder Kategorien von Empfänger der personenbezogenen Daten:

- Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigungen an den jeweiligen Landesverband weitergegeben.

- Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Sparkasse Hildesheim-Goslar-Peine weitergegeben.

7. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden

- Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere 10 Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung der Daten eingeschränkt.

- Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat, Vereinseintritt und Vereinsaustritt. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.

- Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

8. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO

- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO

- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO

- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO

- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO

- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO

- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

9. Die Quelle aus der die personenbezogenen Daten stammen:

- die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben. (Aufnahmeantrag)

- mit der Unterschrift unter den Aufnahmeantrag erklärt die betroffene Person ihr Einverständnis zur automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten. Es sei denn, sie widerspricht schriftlich.

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